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LA IMPLEMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE JUDICIAL DIGITAL EN EL PERÚ

LA IMPLEMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE JUDICIAL DIGITAL EN EL PERÚ·

Luis Alberto Sánchez López¨

SUMARIO:

  1. Introducción.
    1. Problema concreto abordado.
    2. Soluciones para el problema.

3.1.            ¿Cómo funciona el expediente judicial electrónico?

3.2.            ¿Cómo se consulta el expediente judicial electrónico?

3.3.            Características del expediente electrónico.

3.4.            Ventajas del Expediente Judicial Electrónico.

3.5.            Requisitos del Expediente Electrónico.

3.6.            Domicilio electrónico.

3.7.            Ventajas de la Notificación Electrónica.

3.8.            Informática judicial en otros países.

3.8.1.      El Expediente Judicial Electrónico en Paraguay.

3.8.2.      El Expediente Judicial Electrónico en Brasil.

3.8.3.      El Expediente Judicial Electrónico en Argentina

3.8.4.      El Expediente Judicial Electrónico en Perú.

  1. Conclusiones.
  2. Bibliografía.

 

1.-        INTRODUCCIÓN.

El presente trabajo de investigación, está relacionado a la IMPLEMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE JUDICIAL DIGITAL EN EL PERÚ, dado que actualmente nos encontramos en la era digital, en un mundo globalizado, así como en pleno siglo XXI, donde corresponde dado estos tiempos de avance tecnológico que, el Poder Judicial del Perú como un poder del Estado realice las coordinaciones y trabajos respectivos con los demás poderes del Estado (Poder Ejecutivo y Poder Legislativo) a fin de realizar a la brevedad posible la implementación correspondiente para que todos los expedientes judiciales de las distintas materias que se tramitan en las 33 Cortes Superiores de Justicia a nivel nacional cuenten con el expediente judicial digital, como se ha implementado desde hace un buen tiempo en otros países de latinoamérica y el mundo, logrando con ello la modernización y empleo de las técnicas de información y comunicación en el sistema de administración de justicia peruano, dejando pues de lado la existencia del pabilo y la aguja utilizado desde hace muchas décadas atrás, dejando de seguir cosiendo tomos de tomos de expedientes judiciales que son mucho más costosos, desfasados, pesados y espaciosos, dado que con el actual expediente judicial físico, se tienen que realizar gastos de miles de soles para la compra semestral o anual de material de oficina como es el papel bond tamaño A4 con el logo del poder judicial para ser distribuidos en los 33 distritos judiciales existentes a nivel nacional, cada cierto tiempo, así como la construcción o habilitación de locales para la existencia de archivos tanto para los expedientes en trámite, ejecución y concluidos o archivados provisionalmente; así como la existencia de ambientes amplios para los archivos generales en cada uno de los 33 distritos judiciales, lo que en cierta manera perjudica el presupuesto del poder judicial que bien puede ser utilizado en la implementación o gastos de otras necesidades importantes e indispensables, así también, se tienen que realizar gastos innecesarios de movilidad como es el traslado de expedientes judiciales a fiscalía para la emisión del dictamen fiscal respectivo en ciertos procesos como: contenciosos administrativos, en proceso de familia penal (menores infractores) familia tutelar (menores en abandono, tenencia de menores, contravenciones a derechos de menores, etc.) procesos civiles como (prescripción adquisitiva de dominio, en los procesos donde el demandado haya sido declarado rebelde y otros) o gastos de courier para el traslado de dichos expedientes a otros órganos jurisdiccionales, fiscalía, instancias superiores o archivo central, así como la existencia de gastos innecesarios para impresión o fotocopiado de cédulas de notificación, de autos admisorios, demanda anexos, medidas cautelares, tachas, oposiciones, nulidades, excepciones, cuestiones previas, reconvenciones, inhibiciones, recusaciones, apelaciones sin efecto suspensivo, etc.

Todos estos gastos innecesarios y costosos que viene realizando año a año el poder judicial del Perú y las unidades Ejecutoras descentralizadas en la actualidad se pueden evitar con la implementación del expediente judicial digital, ahorrándose considerablemente en alquiler de locales amplios que bien pueden ser empleados para otros fines y comodidades necesarias, movilidad del material a las demás sedes de justicia a nivel nacional, envíos de expedientes a través de empresas de courier; asimismo, con la implementación del expediente judicial digital se evitaría o se presentaría un mayor control del expediente evitándose con ello la pérdida o extravío del expediente ya sea que este problema es por negligencia del servidor jurisdiccional por la sobre carga procesal o de manera dolosa de los mismos servidores por casos de corrupción que es un problema vigente y actual en las instancias jurisdiccionales y otras instituciones a nivel nacional, además pues con ello nos estaríamos poniendo a la vanguardia de los tiempos actuales como es la era digital aprovechando las ventajas y beneficios que nos ofrece. Particularmente, pienso que es hora que el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial asuma la implementación del expediente judicial digital como necesario y urgente en estos tiempos, dado que ello es beneficioso para para este poder del Estado en muchos aspectos, así como para los litigantes y miles de usuarios del servicio de administración de justicia a nivel nacional, lo que además de brindar una agilidad y rapidez al trámite de los procesos tramitados en las distintas materias, ofrecerá una mayor garantía, seguridad y confianza a todos los sujetos de derecho que acuden a los distintos órganos jurisdiccionales en busca de tutela jurisdiccional efectiva.

2.-        PROBLEMA CONCRETO ABORDAR.

            Actualmente en nuestra legislación procesal vigente a nivel nacional contamos con el expediente judicial físico que contiene las piezas escritas del proceso, agregadas sucesivamente y en orden de presentación, con las que se forma un solo cuerpo foliado con número y letras (art. 169 de la L.O.P.J.). Para cada proceso se organiza un expediente que se identifica con el numero correlativo del órgano jurisdiccional correspondiente (art. 170 –parte inicial- de la L.O.P.J). En los casos que establece la ley se organizan anexos y cuadernos adjuntos (art. 170 –parte final- de la L.O.P.J), como por ejemplo, cuadernos de excepciones, cuadernos de defensas previas, cuadernos de apelación (sin efecto suspensivo), cuadernos de recusación, cuadernos cautelares, etc.[1]

En este caso, podemos hacer referencia que en los tiempos actuales, donde nos encontramos en la era digital, en un mundo globalizado en plena vigencia ya de hace buen tiempo del siglo XXI; sin embargo, en nuestro país la administración judicial; esto es en casi todos los órganos jurisdiccionales a nivel nacional como son las 33 cortes superiores de justicia que conforman el Poder Judicial del Perú aún siguen haciendo uso del pabilo y la aguja para la conformación del expediente judicial físico, lo que implica la compra semestral o anual por parte del Consejo Ejecutivo del Poder judicial de una muy buena cantidad de material de oficina como es papel bond tamaño A4 para ser distribuido en todos los distritos judiciales a nivel nacional, situación que fácilmente se puede superar y ahorrar costos para el Poder Judicial del Perú con la implementación del expediente judicial digital a nivel nacional, más aún si tenemos en cuenta que actualmente la existencia aun del expediente judicial físico se utiliza para cada proceso que se identifica con el numero correlativo del órgano jurisdiccional correspondiente y como es sabido en nuestra sociedad actual, aún existe una cultura del litigio en la cual, la mayoría de los sujetos de derecho (personas naturales, personas jurídicas, sociedades indivisas, patrimonios autónomos, etc.) recurren al Poder Judicial a fin de buscar una solución al conflicto de intereses o eliminar una incertidumbre, ambas con relevancia jurídica por el cual atraviesan lo que ocasiona o permite la existente sobre carga procesal que se tiene en este poder del estado encargado de solucionar los mismos y tratando de lograr la paz social en justicia.

El uso del material de oficina como es el papel bond tamaño A4 empleado para la formación de todos los expedientes judiciales, así como para la formación de cuadernos de excepciones, cuadernos de defensas previas, cuadernos de apelación (sin efecto suspensivo), cuadernos de recusación, inhibición, abstención, cuadernos cautelares, etc., genera además del empleo o utilización de material de oficina citado en grandes cantidades o volúmenes, con gastos excesivos para el poder judicial, ocasiona también, el uso obligatorio de ambientes amplios para los archivos de los juzgados o módulos corporativos (civiles, penales, familia, laborales, etc.) en los distintos distritos judiciales a nivel nacional.

Así como también, el uso excesivo de material de oficina citado para la impresión o fotocopiado de cedulas de notificación, autos inadmisibles, autos improcedentes, autos admisorios, escritos de demanda, anexos, medidas cautelares, tachas, oposiciones, nulidades, excepciones, cuestiones previas, reconvenciones, inhibiciones, recusaciones, apelaciones sin efecto suspensivo, etc., a cada una de las partes procesales intervinientes en los procesos judiciales.

Conforme a lo regulado en el artículo 136° del Código Procesal Civil[2], se aprecia que corresponde a los auxiliares jurisdiccionales: i) la formación del expediente del proceso, ii) la conservación del expediente del proceso; iii) la seguridad del expediente del proceso; iv) la numeración correlativa de los folios que conforman el expediente del proceso, estando prohibida la interpolación en la numeración de los folios (es decir, la inserción de algún folio después de haberse procedido a la numeración aludida), a no ser que el órgano jurisdiccional le autorice mediante la resolución respectiva y bajo su responsabilidad; y v) procurar que las actas que recogen actuaciones judiciales sean firmadas por el Juez y aquellos que participaron en ellas y dar fe de sus autenticidad[3].

En este caso, también debemos tener en cuenta que, ante la existencia de la sobre carga procesal en los distintos órganos jurisdiccionales a nivel nacional y los ambientes pequeños ya sea de los jugados, módulos corporativos, archivos modulares o archivos centrales dificulta la labor del auxiliar jurisdiccional (personal de mesa de partes, asistentes judiciales de juzgado, secretarios de juzgado, personal de archivo, notificadores, etc.), la formación oportuna del expediente del proceso, la conservación debida del expediente del proceso; la seguridad del expediente del proceso, por la falta de agentes particulares contratados por la administración del distrito judicial respectivo, falta de agentes policiales asignados para la institución o por la misma corrupción del personal jurisdiccional; la foliación oportuna de los expedientes del proceso, así como la incorporación de las actas de las actuaciones o diligencias judiciales realizadas ya seo dentro o fuera del local del juzgado, situación que fácilmente se puede ver superada con la implementación del expediente judicial digital. 

Conforme se infiere del artículo 137° del Código adjetivo[4], el expediente del proceso se conserva, por lo general, en la oficina del secretario del juzgado o de la Secretaría de la Sala o en el despacho del juez, por lo que está prohibido su traslado a otro lugar, a no ser que éste se haga temporalmente y siempre mediando autorización judicial. También es posible el retiro del expediente de los lugares indicados precedentemente si así lo dispone alguna norma legal. Sobre el particular, el artículo 174 de la L.O.P.J., prescribe que los expedientes, libros, archivos y demás implementos necesarios, pertenecen a la Sala o Juzgado, no pudiendo ser retirados del mismo, salvo autorización del magistrado competente. Por último, la parte final del artículo 171° de la L.O.P.J., señala claramente que en ningún caso son retirados (los expedientes) del despacho judicial, salvo los casos permitidos por la ley[5].

Conforme a lo regulado en el dispositivo legal citado, los expedientes judiciales por calificación, en trámite, para sentenciar y en ejecución, se deben conservar bien en la oficina del secretario, modulo corporativo, despacho del juez o archivo modular, según corresponda dado que dichos expedientes aún están pendientes de resolver el conflicto materia de litis o en ejecución de la sentencia que resuelve el conflicto de las partes procesales, lo que como ya se ha mencionado anteriormente dada la sobre carga procesal o corrupción del auxiliar jurisdiccional e incluso de magistrados en determinados casos, ocasiona frecuentemente la pérdida, sustracción o extravío de los expedientes judiciales físicos, además de ello también por la falta de ambientes, espacios adecuados y debida seguridad.

Las partes (demandante, demandado y terceros legitimados), sus abogados y sus apoderados se encuentran facultados para revisar el expediente del proceso en el que intervienen, en el lugar en que dicho expediente se conserva (oficina del secretario del juzgado, o de la secretaría de la sala u oficina del juez: artículo 137° del C.P.C.), y teniendo incluso la potestad de hacer los apuntes acerca del contenido del expediente[6]

En este caso, conforme a la experiencia que tiene en cierta medida el suscrito puede dar fe de algunos casos de pérdida, sustracción o extravío de expedientes judiciales o piezas procesales, específicamente los procesos de ejecución de garantías o de obligación de dar suma de dinero que se encontraban en ejecución de sentencia (auto final) ya sea de la sala de lectura del módulo civil, del pool de asistentes judiciales, pool de especialistas legales y/o del archivo modular civil del distrito judicial de Piura, haya por los años 2000 al 2008 dada la falta de cámaras de seguridad, sobre carga procesal y mayor seguridad de los ambientes del local de la Corte Superior de Justicia, situación que se ha presentado y se presenta un en determinadas sedes de juzgados a nivel nacional, según se aprecia de las noticias judiciales.

Asimismo, se debe tener en cuenta que con relación al artículo 140° del Código Procesal Civil, debe tenerse presente lo dispuesto en la Resolución Administrativa N° 032-94-CE-PJ (del 14-04-1994) que, dicta medidas respecto a la recomposición de expedientes judiciales (reproduciendo y reglamentando prácticamente el artículo 140° del C.P.C). Así tenemos que, según el artículo Único de la citada Resolución Administrativa, la recomposición de expedientes judiciales se sujeta a las siguientes reglas: i) Se considerará perdida o extraviado, total o parcialmente, un expediente, o cualquiera de sus cuadernos, si luego del requerimiento hecho por cualesquiera de las partes, éste no apareciese, en cuyo caso, el solicitante pondrá este hecho en conocimiento del juez, quien ordenará se dé razón, dentro del tercer día, por el secretario y por los demás auxiliares eventualmente responsables, y conforme a lo informado, dispondrá una sumaria investigación con conocimiento de la oficina de control de la magistratura del poder judicial, ii) Desde la denuncia de pérdida o extravió hasta la fecha del auto que declara la recomposición del expediente, quedan suspendidos todos los términos y actos procesales en el proceso. Si al momento de la pérdida o extravío del expediente o de cualquiera de sus cuadernos, estuviere pendiente alguna diligencia, que de no efectuarse conllevaría grave perjuicio al interesado, ello se realizará conforme a los términos de la documentación existente, dejando expresa constancia de las especiales circunstancias por las cuales dicha diligencia se realiza, iii) Dada la razón a que se refiere el artículo primero y sin perjuicio de la investigación del caso, el Juez dictará auto, de oficio o a pedido de parte ordenado se ponga el hecho en conocimiento del Ministerio Público y la recomposición del expediente (…)[7]

Conforme a lo regulado en el artículo 140° del Código Procesal Civil y la Resolución Administrativa N° 032-94-CE-PJ de fecha 14-04-1994, se dictan las medidas respectivas para la recomposición de expedientes judiciales en caso de pérdida o extraviado, total o parcialmente de un expediente, o cualquiera de sus cuadernos, cualquiera de las partes procesales, en especial la parte perjudicada o interesada luego de realizada las averiguaciones del caso y agotada la búsqueda, debe de poner en conocimiento del juez del caso, quien inmediatamente debe requerir al secretario y demás auxiliares jurisdiccionales eventualmente responsables den razón dentro del tercer día, y conforme a lo informado por dicho personal jurisdiccional, dispondrá una sumaria investigación en el despacho con conocimiento de la oficina de control de la magistratura del poder judicial para la apertura del proceso disciplinario a los responsables para la posterior sanción disciplinaria de los mismos.

Igualmente, dicho magistrado en el auto que requiere razón en el plazo de tres días al secretario y demás personal jurisdiccional responsable dispondrá la recomposición del expediente perdido o sustraído, quedan suspendidos todos los términos y actos procesales del proceso, siendo que, si al momento de la pérdida o extravió del expediente o de cualquiera de sus cuadernos, estuviere pendiente alguna diligencia, que de no efectuarse conllevaría grave perjuicio al interesado, ello se realizará conforme a los términos de la documentación existente, dejando expresa constancia de las especiales circunstancias por las cuales dicha diligencia se realiza y de oficio o a pedido de parte pondrá también con conocimiento del ministerio público para que proceda conforme a sus atribuciones.

Este problema que se viene presentando desde hace ya un bien tiempo y que aún es vigente, en casi todas las sedes de Cortes Superiores de Justicia a nivel nacional, puede ser fácilmente superado con la implementación del expediente judicial digital o electrónico, dado los beneficios y ventajas que ofrece actualmente.

3.-        SOLUCIONES PARA EL PROBLEMA.

            Estando al problema abordado en el presente trabajo final de especialización respecto a la existencia del expediente judicial físico vigente aun en nuestro país, el cual se viene formando actualmente con la aguja y el papel, en pleno siglo XXI y en la era digital, viene generando una serie de inconvenientes, desventajas y dificultades para un debido expediente judicial de estos tiempos.

La implementación del expediente electrónico en la justicia, impone la tarea de revisar la misma infraestructura existente, la disposición y organización de los Juzgados y Tribunales, la manera en que los mismos trabajan, desde la atención al público y recepción de sus peticiones, hasta la expedición de la voluntad del juez[8].

 

Vale decir, para implementar el expediente electrónico judicial en nuestro país, previa adaptación a nuestra realidad, se debe tener muy en cuenta de los 33 distritos judiciales existentes, cuales cuentan con una adecuada infraestructura, evaluar la organización y disposición de los distintos juzgados y salas existentes, la forma de trabajo de los mismos, la organización y distribución de las mesas de partes (Centro de Distribución General), para poder iniciar dicha implementación en nuestro Poder Judicial peruano. 

El Poder Judicial del Perú, actualmente viene realizando un tímido, lento y desatendido proceso de modernización de éste poder del Estado, habiéndose señalado que, para el primer semestre del año 2013, se pondría en marcha el expediente digital o electrónico, el cual dará lugar a un modelo propio de justicia en red, aseguró el presidente del Poder Judicial anterior, César San Martín Castro, quien agregó que esta iniciativa forma parte de un vasto programa de tecnologías de la información para facilitar el acceso a la justicia, de acuerdo a las exigencias y tendencias existentes en todo el mundo[9]. Sin embargo, hasta la fecha no se tiene mayor información, ni avance de dicho proyecto interesante y necesario como es la deseada y urgente implementación del expediente judicial digital o electrónico de vital importancia a todos los operadores de la administración de justicia.

Debiéndose iniciar la implantación del expediente judicial electrónico en la Administración de Justicia peruana a la brevedad posible dado que ello constituye uno de los proyectos más ambiciosos y relevantes al sector justicia al cual se le debe dar prioridad luego de la implementación y aplicación de la notificación electrónica casi a nivel nacional dado que, de presentarse ello estaríamos a la vanguardia de la tecnología existentes y aprovechando las Técnicas de la Información y Comunicación, que permitiría sin lugar a dudas una mayor agilidad y eficacia, situando al ciudadano en el centro del cambio. Este proyecto de Implantación del Expediente Judicial Electrónico contribuye plenamente a la obtención de una justicia sin papel, tecnológicamente avanzada, que tiende redes de comunicación entre todos los actores e involucrados en el proceso de administrar justicia, agiliza los procedimientos, los cuales definitivamente serán más seguros, agilizando el tiempo de respuesta al ciudadano y fundamentalmente reduciendo los costos y gastos para este poder del Estado, no dejando de lado, la capacitación y buscando siempre como mejorar y superar los inconvenientes existentes.

 

Implantar el uso y aplicación del expediente judicial en formato electrónico se materializa en la sustitución de su tradicional legajo físico, espacioso, costos y pesado por su equivalente en formato digital y, lo que es más importante, la implementación de todos los procedimientos, herramientas y medidas necesarias para garantizar la correcta y oportuna administración de justicia con el nuevo modelo digital.

 

Se impone igualmente revisar y redirigir las funciones de los servidores públicos que trabajan en Juzgados y Tribunales; ello en razón de que, con la digitalización de los procesos toda esa inmensa cantidad de funcionarios –idóneo y motivado, pues se conforma mayormente con estudiantes universitarios de las distintas facultades de Derecho del país- deberá ser forzosamente reasignado a nuevas tareas, ya que antes, más de la mitad de ellos se dedicaba a mover papeles, trasladarlos por los distintos escritorios y gavetas de las Secretarías a fin de que sean atendidos los pedidos de los justiciables. Con la realización de la migración hacia la tramitación digital, todos estos servidores públicos, serán reasignados a funciones más intelectuales y menos físicas, y podrá aprovecharse ese potencial humano, hoy francamente desaprovechado. Amerita, por ende, revisar –como anticipé- la misma asignación de labores de los funcionarios del Poder Judicial, debiendo apuntarse –en teoría y en principio- a la disminución a mediano plazo de la cantidad de funcionarios en la estructura judicial. Aunque esto último dependerá, en esencia, de la voluntad política de hacerlo[10].

 

Vale decir, de aplicarse la implementación del expediente judicial digital, se tiene que varias las funciones de los servidores jurisdiccionales que laboran en los distintos juzgados y salas especializadas o mixtas, quienes en este caso realizarían labores más intelectuales que físicas, siendo fundamental y prioritaria efectuar capacitaciones para todo el personal seleccionado para realizar esta nueva labor en el servicio de administración de justicia.

 

Por lo tanto resulta fundamental que el Poder judicial del Perú a través de su consejo ejecutivo, conjuntamente con los integrantes designados por la sala plena de los jueces supremos, conformen una comisión para el estudio y elaboración del proyecto de implementación del expediente digital en este poder del Estado. La cual podrá iniciarse como un plan piloto en un determinado distrito judicial y en una determinada materia ya sea civil, familia, laboral, penal o la que mejor sea conveniente para iniciar, claro está éste para realizar ello se debe tener en cuenta que en dicho distrito judicial se cuente con un buen servicio de internet para los usuarios del sistema judicial y principalmente para los abogados litigantes en particular, debiendo ser importante que los integrantes de la comisión la integren también especialistas y conocedores de la materia para la elaboración de los respectivos flujogramas de los distintos procesos de acuerdo a las normas procesales civiles de ser el caso y sin omisiones, ni modificaciones de las etapas que prevé la norma procesal en cada uno de los distintos tipos de procesos.

 

Haciéndose presente que en la realización de dicho trabajo se debe tener en cuenta también la simplificación de los procesos dejándose de lado o no tener en cuenta las actuaciones innecesarias o redundantes, como por ejemplo las dilaciones procesales indebidas de los sujetos procesales o la creación y existencia del audio-video y el expediente físico.

 

Así también, es importante que durante el desarrollo y luego de elaborado el proyecto de implementación del expediente judicial digital, se realice la difusión de ello, así como la socialización a través de los medios de comunicación para que los operadores del servicio de justicia y los integrantes de la sociedad, en especial los usuarios o litigantes vayan tomando conocimiento y se informen del uso de las técnicas de la información y comunicación aplicado al actual sistema de administración de justicia, además de la implementación del sistema judicial oral, gravadas en audio y/o audio-video, las notificaciones electrónicas y telefónicas en algunos casos, las audiencias a través de video conferencias y a la brevedad posible el expediente judicial electrónico. Todo ello con la única finalidad de brindar un mejor servicio y acceso a una justicia de calidad y oportuna.

 

Con dicha implementación, sin lugar a duda se conseguirá una legitimidad social de la justicia, vale decir una mayor confianza en los usuarios y litigantes dado que con ello se superarían los excesivos gastos y distintos problemas existentes con el actual expediente judicial físico, produciéndose una mayor transparencia, accesibilidad, confianza, seguridad, etc.

 

Es importante para no tener problemas con dicha implementación que se trabaje dicho proyecto con la socialización debida, debiéndose invitar a todos los colegios profesionales, para que sus representantes, especialistas, docentes universitarios y magistrados, revisen el trabajo de la comisión y formulen las observaciones, sugerencias, correcciones, modificaciones o adiciones que corresponda a fin de darle un adecuado dinamismo al expediente judicial electrónico.

 

Ya cumplidas estas etapas, habrá de cumplirse con un actividad no solo necesaria sino imprescindible: producir aquellos acuerdos interinstitucionales, de modo tal de conectar la función del Poder Judicial con otras instituciones –públicas y privadas- que trabajan habitualmente con aquel. Así, en primer término, habrá que habilitar a aquellas dependencias del Poder Judicial, que no son propiamente Juzgados ni Tribunales, a fin de que las mismas trabajen con éstos, en la medida de la necesidad del desarrollo de los procesos[11].  

 

El desarrollo del proyecto de implantación del expediente judicial electrónico se caracteriza por la integración en el mismo de cuatro módulos fundamentales:

  • Sistema de Gestión del Expediente Judicial Electrónico: comprende el conjunto de elementos asociados a la explotación del expediente: acceso, visualización, tramitación, desarrollo, etc.
  • Servicio de Digitalización: integra aquellos elementos necesarios para la generación y mantenimiento actualizado del expediente, asegurando la completitud e integridad del mismo.
  • Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS) [N9]: el desarrollo del proyecto debe estar alineado con la iniciativa del EJIS de forma que se garantice la viabilidad del trabajo en red de los sistemas informáticos de juzgados y tribunales.
  • Gestión del Cambio: abarca el conjunto de actividades, acciones, iniciativas y tareas relacionadas con la transición y adaptación al nuevo modelo electrónico sin solución de continuidad[12].

 

En resumen podemos agregar que estos cuatro módulos son fundamentales a tener en cuenta por la comisión encargada de la implementación del expediente judicial electrónico o digital a fin de evitar incurrir en errores o inconvenientes en dicho trabajo.

3.1.      ¿Cómo funciona el expediente judicial electrónico?

El expediente judicial electrónico permite al abogado de la parte actora la confección y traslado de la demanda, previo abono digital de la tasa judicial respectiva. Admitida la demanda, el Juez correrá traslado electrónico al demandado, siendo notificado vía notificación electrónica. El Sistema permitirá igualmente al demandado contestar electrónicamente la demanda. Establecida la relación jurídica procesal, se desarrolla el proceso[13].

3.2.      ¿Cómo se consulta el expediente judicial electrónico?

El abogado que tiene reconocida su personería en el expediente electrónico, podrá consultar y presentar diversas peticiones, a través de una serie de claves únicas de acceso al sistema y al expediente judicial. Con ello, el sistema garantiza el acceso al expediente únicamente a las partes, anulándose el acceso de terceras personas, muy común en la actualidad[14].

3.3.      Características del expediente electrónico.

  • En primer lugar, la rapidez, dado que facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben trabajar sobre ellos, que pueden estar ubicados en lugares distantes; el trámite se vuelve más rápido y económico y la gestión más eficiente.
  • Evita el extravío de expedientes en papel, lo que usualmente genera grandes retrasos. La búsqueda y recuperación de los expedientes deja de ser un problema.
  • La descentralización, el soporte electrónico permite que los expedientes sean iniciados desde distintas ubicaciones geográficas, sin estar limitados por restricciones horarias (de atención al público, horarios laborales o husos horarios).
  • Permite la interacción y el trabajo son requerir de la presencia física de los usuarios; de este modo se favorece la descentralización y se acerca el tramite al usuario.
  • La validez legal, dado que el expediente electrónico se regula por un marco legal que legitima y legaliza los procesos documentos electrónicos. Cada actuación en el expediente que esté firmado electrónicamente, reviste el mismo valor legal y documental que en el soporte papel[15].

3.4.      Ventajas del Expediente Judicial Electrónico:

  • Anula la posibilidad del extravío o hurto del expediente papel y el posterior engorroso trámite de reconstitución.
  • Permite la consulta online (las 24 horas) del expediente judicial, desde cualquier sitio.
  • Permite la generación e incorporación de escritos judiciales.
  • La duración de vida útil del expediente electrónico sería muy amplia. Por el contrario, el papel a los 10 o 15 años, y con el contacto diario del operador de justicia y de las partes se va depreciando en su calidad, haciéndolo ilegible y TAMBIÉN DAÑINO A LA SALUD.
  • Se elimina la posibilidad de que el expediente electrónico sea víctima de agentes externos, como el agua (filtraciones, inundaciones) y el fuego (incendio).
  • Permite la comunicación digital.
  •  En armonía con la naturaleza, se evitaría el uso masivo del papel en los trámites judiciales, y con ello menos árboles serían derribados para la producción del insumo.
  • Como un gran avance, se eliminaría la adulteración de expedientes, en razón de la existencia ÚNICA en soporte informático, disponible en forma permanente a las partes.
  • Se registra una importante merma en la concurrencia de profesionales abogados y partes a las ventanillas de los tribunales.
  • El funcionario judicial tiene menos tensión y más concentración en la producción laboral diaria en las causas. 
  • La celeridad en la administración de justicia se ve beneficiada con la implementación válida de la NOTIFICACIÓN ELECTRONICA a las partes. 
  • La FIRMA DIGITAL tiene pleno valor; con el consiguiente ahorro de papel y tiempo utilizados en la realización de trámites que obligan actualmente a las partes a firmar con puño y letra.
  • El proceso judicial se optimiza y se ahorrará tiempo vital para las partes, dado que las actuaciones son más rápidas y efectivas. 
  • El expediente judicial electrónico brinda a las partes la posibilidad de realizar un seguimiento online permanente de sus presentaciones y resoluciones.
  • El eterno problema de la presentación del escrito fuera de plazo es  parte de la historia judicial; al permitir el control de las partes desde cualquier lugar[16].

Asimismo, conforme lo ha expuesto el Dr. Joaquín Delgado Martín, las ventajas del expediente electrónico, mejora la productividad en los órganos judiciales, reduciendo los tiempos en la tramitación y de respuesta a la persona usuaria; también facilita la optimización de los procesos, incorporando las mejores prácticas; asimismo permite un manejo integral de todas la información de las causas judiciales desde información general hasta los escritos, demanda, resoluciones, sentencias, audio de las audiencias y videos de los juicios; y posibilita la localización ágil de los expedientes y las estadísticas reales en línea. Por otra parte, reduce los costes en lo relativo a la eliminación de papel y de suministros asociados como impresiones, fotocopias, tóner, que generan ahorros presupuestarios en las subpartidas correspondientes y se contribuye al medio ambiente; y facilita las notificaciones telemáticas y en línea. También permite optimizar y proporcionar facilidades de consulta de las causas judiciales; facilita la información en línea sobre el estado y trámite del expediente electrónico; favorece la aplicación del principio de transparencia judicial; permite el funcionamiento de la oficina virtual 24 horas al día los 7 días de la semana; y facilita la utilización de índices de gestión para realizar un control y seguimiento de la actividad de los despachos judiciales[17]

3.5.      Requisitos del Expediente Electrónico

  • Una alta inversión financiera por parte del Estado, la misma será totalmente justificada al permitir al ciudadano gozar de más confianza en el sistema judicial, y con ello, la tan anhelada “SEGURIDAD JURIDICA”.
  • Implica un tiempo prudencial de capacitación e implementación gradual de uso del sistema electrónico.
  • Los Servidores Informáticos que graban y mantienen disponible las actuaciones judiciales en las causas.
  • Operadores informáticos capaces y honestos.
  • Las Facultades de Derecho deberán formar a sus estudiantes de grado y posgrado en la utilización del Expediente Judicial Electrónico, creando la materia respectiva.

3.6.      Domicilio electrónico.

Consiste en el domicilio virtual que estaría conformado por la dirección electrónica que constituye la residencia permanente en la web de la persona (Abogado). El Abogado que tiene reconocido el domicilio electrónico, se compromete a revisar diariamente la dirección electrónica (email)[18].

3.7.      Ventajas de la Notificación Electrónica.

  • Elimina la incertidumbre de los profesionales en cuanto al diligenciamiento de la cédula de notificación, ya sea en el domicilio correcto o en hora hábil.
  • Evita al funcionario judicial la innecesaria recorrida diaria para notificar actos procesales 100% de seguridad en el cumplimiento efectivo y rápido de la diligencia judicial.

3.8.      Informática judicial en otros países:

La informática judicial es la aplicación de los sistemas electrónicos y telemáticos que posibilitan la información automática, en las actividades judiciales.

La informática judicial, constituye parte del proceso de modernización de la justicia; usando medios tecnológicos que generan nuevos sistemas de administración, gestión y decisión; redes de interconexión nacional e internacional; bases de datos; expedientes electrónicos; reconstrucción virtual de casos, control biométrico de firmas de sentenciados y procesados; digitalización de archivos; video audiencias y otros.

 

La informática judicial consiste en el aprovechamiento pleno de los recursos electrónicos y telemáticos, mediante el uso de redes (internet, extranet, intranet) para la solución de procesos, en la comunicación, la información, organización y decisión respectiva.

El conocido empresario Bill Gates en el libro “Los negocios en la era digital”, expresa: “en el Poder Judicial, los sistemas de control de flujos de trabajo basados en PC han hecho posible que los tribunales de Estados Unidos y Canadá pasen los sumarios al procedimiento electrónico. Por ejemplo en el Condado  de León (Florida) existe un sistema por el cual las partes pueden iniciar causas directamente vía e-mail, transfiriendo todos los escritos al sistema de gestión electrónico y recibiendo a vuelta de e-mail el número de sumario. Atendiendo además que muchas actas judiciales son documentos públicos, el Condado quiere situarlos en la red para información de las partes y del público”.

Asimismo en Panamá, la justicia comercial usa el expediente electrónico; igual ocurre en algunos estados de Brasil, Argentina, Paraguay, costa Rica y otros.

En el Poder Judicial de Perú, progresivamente se ha empezado a usar la informática de gestión, en el desarrollo de la justicia, en lo que se refiere a notificaciones electrónicas, video audiencias, firmas biométricas; en un futuro próximo se logrará como meta el expediente virtual, en procesos no contenciosos, caso de reconocimiento de sentencias expedidas en el extranjero (exequatur), que podrán ser planteados directamente por internet[19].

3.8.1.   El Expediente Judicial Electrónico en Paraguay

EXPEDIENTES. Ahora, el paso siguiente es la implementación del expediente totalmente electrónico, como se tiene en algunos países; el más cercano es el Brasil. Con la mesa de entrada electrónica, ya se tiene en el formato PDF los escritos de las demandas promovidas por los abogados. Con ello, se puede ver a través del sistema electrónico lo que presenta el abogado. Asimismo, a través del Sistema de Gestión Jurisdiccional–JUDISOFT, se pueden ver las actuaciones del juzgado, tales como providencias, actas de declaraciones, autos interlocutorios y hasta sentencias. Incluso, hay juzgados que piden los correos electrónicos a los abogados, y se les avisa de las resoluciones dictadas en sus respectivos expedientes. Con todo esto, no es mucho lo que falta para implementar el expediente totalmente electrónico. Es decir, que las demandas se promuevan, se sigan y se culminen vía electrónica.

3.8.2.      El Expediente Judicial Electrónico en Brasil.

¿En qué consiste el expediente electrónico? Los procesos judiciales, en Brasil y acá también, son una secuencia de pedidos del interesado, a través de sus abogados, hasta que haya una decisión del juez. Lo que hacemos es que en vez de tramitar este expediente en papel, lo tramitamos vía electrónica, por internet. Entonces, el pedido del abogado lo hace desde su oficina. Prepara la demanda con la firma digital, digitaliza los documentos para las pruebas y envía todo electrónicamente. No existe burocracia, el protocolo es el envío del abogado para el sistema, y lo que éste concluye con su petición, ya está en la computadora del magistrado, quien ya puede examinar y tomar las providencias que corresponden. El abogado de la otra parte, también provoca las contrapruebas, las contestaciones, todas a través del sistema. O sea, el proceso se tramita a través del sistema digital.

3.8.3.      El Expediente Judicial Electrónico en Argentina.

Senado de la Nación - 17 de Marzo de 2011 - Exp. CD Nº 19 / 11 -Hora: 20:30Buenos Aires, 16 de Marzo de 2011Señor Presidente del H. Senado. Tengo el honor de dirigirme al Señor Presidente, comunicándole que esta H. Cámara ha sancionado, en sesión de la fecha, el siguiente proyecto de Ley que paso en revisión al H. Senado. El Senado y Cámara de Diputados, etc. Artículo 1: Autorízase la utilización de expedientes electrónicos, documentos electrónicos, firmas electrónicas, firmas digitales, comunicaciones electrónicas y domicilios electrónicos constituidos, en todos los procesos judiciales y administrativos que se tramitan ante el Poder Judicial de la Nación, con idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes convencionales. Artículo 2: La Corte Suprema de Justicia de la Nación y el Consejo dela Magistratura de la Nación, de manera conjunta, reglamentarán su utilización y dispondrán su gradual implementación. Artículo 3: Comuníquese al Poder Ejecutivo Nacional. Dios guarde al Señor Presidente[20].

3.8.4.      El Expediente Judicial Electrónico en Perú.

En el Poder Judicial de Perú, progresivamente se ha empezado a usar la informática de gestión, en el desarrollo de la justicia, en lo que se refiere a notificaciones electrónicas, video audiencias, firmas biométricas; en un futuro próximo se logrará como meta el expediente virtual, en procesos no contenciosos, caso de reconocimiento de sentencias expedidas en el extranjero (exequatur), que podrán ser planteados directamente por internet[21].

Sin embargo, debemos tener presente que este proyecto al parecer ha sido encarpetado por la desidia y desinterés de las autoridades respectivas, así como por la falta de voluntad política  y firmeza de las autoridades del poder judicial. 

Durante la ceremonia central por el Día del Juez, comentó que el funcionamiento del expediente electrónico marca "un antes y un después" en la modernización del sistema de justicia en el Perú porque descongestionará drásticamente la actual carga procesal. “El expediente electrónico es una realidad. Esto no es una innovación cualquiera, es esencial a la modernidad. Ya hemos comenzado a desarrollar este sistema informático en materia laboral en el Distrito Judicial de Lima Norte”, afirmó[22].

4.-        CONCLUSIONES.

  • Es fundamental que el Poder Judicial del Perú, utilice las herramientas informáticas  otorgadas por la era digital existente en este siglo XXI, como son  el uso de las técnicas de la información y comunicación – TIC - en el servicio de administración de justicia; específicamente la implementación y uso del Expediente judicial electrónico a fin de dejar de lado el expediente judicial físico,  vigente aun en nuestro país, el cual se viene formando actualmente con la aguja y el papel, lo que viene generando una serie de inconvenientes y desventajas, como es, mucho más costoso, desfasado, pesado y espacioso, además de generar demasiado gasto en los 33 distritos judiciales existentes a nivel nacional.

 

  • El actual expediente judicial físico utiliza el papel bond tamaño A4 con el logo del poder judicial, lo que requiere construcción o habilitación de locales amplios para la existencia de archivos de expedientes en trámite, ejecución y concluidos o archivados provisionalmente; así como de ambientes amplios para los archivos generales en cada distrito judicial, lo que en cierta manera perjudica el presupuesto del poder judicial que bien puede ser utilizado en otros gastos o necesidades importantes.

 

  • Con el actual expediente judicial físico, se tienen que realizar gastos innecesarios de movilidad como es el traslado de expedientes judiciales a fiscalía para la emisión del dictamen fiscal respectivo en ciertos procesos como: contenciosos administrativos, en proceso de familia penal (menores infractores) familia tutelar (menores en abandono, tenencia de menores, contravenciones a derechos de menores, etc.) procesos civiles como (prescripción adquisitiva de dominio, en los procesos donde el demandado haya sido declarado rebelde y otros) o gastos de courier para el traslado de dichos expedientes a otros órganos jurisdiccionales, fiscalía, instancias superiores o archivo central.

 

  • Con el actual expediente judicial físico, se realizan gastos innecesarios como las impresiones o fotocopiado de cedulas de notificación, de autos admisorios, demanda anexos, medidas cautelares, tachas, oposiciones, nulidades, excepciones, cuestiones previas, reconvenciones, inhibiciones, recusaciones, apelaciones sin efecto suspensivo, etc; los cuales fácilmente pueden ser sustraídos o extraviados, culposa o dolosamente por el personal jurisdiccional o terceros.

 

  • La implementación del expediente judicial electrónico, permitirá sin lugar a dudas una mayor agilidad y eficacia (dinamismo), contribuyendo plenamente a la obtención de una justicia sin papel, tecnológicamente avanzada, que tiende redes de comunicación entre todos los actores e involucrados en el proceso de administrar justicia, agiliza los procedimientos, los cuales definitivamente serán más seguros, agilizando el tiempo de respuesta al ciudadano y fundamentalmente reduciendo los costos y gastos para este poder del Estado.

 

  • La implementación del expediente judicial electrónico en el poder judicial peruano, impone revisar y redirigir las funciones de los servidores públicos que trabajan en Juzgados y Tribunales o Salas; ello en razón de que, con la digitalización de los procesos toda esa inmensa cantidad de funcionarios, deberán ser forzosamente reasignado a nuevas tareas, olvidándonos del traslado de los expedientes por los distintos escritorios y gavetas de las Secretarías a los archivos, despacho del juez o área de notificaciones a fin de atender los pedidos de los justiciables. Todos estos servidores públicos, deberán ser reasignados a funciones más intelectuales y menos físicas, y podrá aprovecharse ese potencial humano, hoy francamente desaprovechado.

 

  • La implementación del expediente judicial electrónico en el poder judicial peruano, sin lugar a duda conseguirá una legitimidad social de la justicia, vale decir, una mayor confianza en los usuarios y litigantes dado que con ello se superarían los excesivos gastos y distintos problemas existentes con el actual expediente judicial físico, produciéndose una mayor transparencia, accesibilidad, confianza y seguridad, en la tramitación de los expedientes tramitados en los distintos órganos jurisdiccionales.

 

  • Con la implementación del expediente judicial electrónico, se conseguirá en primer lugar, la rapidez, dado que facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben trabajar sobre ellos, que pueden estar ubicados en lugares distantes; el trámite se vuelve más rápido y económico y la gestión más eficiente; evitándose con ello el extravió de expedientes en papel, lo que usualmente genera grandes retrasos, permitiendo además que, la búsqueda y recuperación de los expedientes deja de ser un problema; asimismo, se permite con ello la descentralización, dado que, el soporte electrónico permite que los expedientes sean iniciados desde distintas ubicaciones geográficas, sin estar limitados por restricciones horarias (de atención al público, horarios laborales o husos horarios).

 

  • La implementación del expediente judicial electrónico en nuestro país, anula la posibilidad del extravío o hurto del expediente papel y el posterior engorroso trámite de reconstitución, permitiendo la consulta online (las 24 horas) del expediente judicial, desde cualquier sitio, así como la generación e incorporación de escritos judiciales, siendo la duración de vida útil del expediente electrónico más amplia a diferencia del papel que tiene una duración aproximada de 10 a 15 años y con el contacto diario del operador de justicia y de las partes se va depreciando en su calidad, haciéndolo ilegible y dañino para la salud.

 

  • La implementación del expediente judicial electrónico en nuestro país, elimina la posibilidad de que el expediente electrónico sea víctima de agentes externos, como el agua (filtraciones, inundaciones) y el fuego (incendio), permite la comunicación digital, evitándose con ello el uso masivo del papel en los trámites judiciales, lo que permitiría con ello que menos árboles sean derribados para la producción del insumo, evitándose también la adulteración de expedientes, en razón de la existencia única en soporte informático, disponible en forma permanente a las partes.

 

  • La implementación del expediente judicial electrónico en nuestro país, registrara una importante merma en la concurrencia de profesionales abogados y partes a las ventanillas de los tribunales, perm... menos tensión y más concentración en la producción laboral diaria en las causas, permitiendo que, la celeridad en la administración de justicia se vea beneficiada con la implementación válida de la notificación electrónica a las partes, la firma digital tiene pleno valor; con el consiguiente ahorro de papel y tiempo utilizados en la realización de trámites que obligan actualmente a las partes a firmar con puño y letra; permitiendo también la posibilidad a las partes de realizar un seguimiento online permanente de sus presentaciones y resoluciones, superándose el eterno problema de la presentación del escrito fuera de plazo, al permitir el control de las partes desde cualquier lugar.

 

Bibliografía

  1. Código Procesal Civil, peruano 
  2. Gaceta Jurídica. El Código Procesal Civil, Explicado en su doctrina y jurisprudencia. Tomo I, 1° edición, agosto del 2014.
  3. Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial.
    1. https://issuu.com/sistemasjudiciales/docs/sistemasjudiciales_16/72
    2. http://revistalawyer.com/index.php/actualidad/noticias/item/754-exp....
    3. http://sistemasjudiciales.org/content/jud/archivos/notaarchivo/915.pdf
    4. https://issuu.com/sistemasjudiciales/docs/sistemasjudiciales_16/74
    5. http://www.sisej.com/documentos/doc_view/1404-el-expediente-judicia...; p. 18
    6. http://christinalexandra08.blogspot.pe/2015/12/expediente-judicial-...
    7. http://christinalexandra08.blogspot.pe/2015/12/expediente-judicial-...
    8. http://es.slideshare.net/SofiaFrancoV/implementacin-del-expediente-...
    9. http://es.slideshare.net/sandracconza/expediente-electronico-judici...
    10. file:///D:/AMAG/CURSO%20DESPACHO%20JUDICIAL%20ESPA%C3%91A/Ponencia%20Joaqu%C3%ADn%20Delgado%20Mart%C3%ADn_expediente%20judicial%20electronico.pdf
    11. http://christinalexandra08.blogspot.pe/2015/12/expediente-judicial-...
    12. http://eduardoluquemamani.blogspot.pe/2015/11/ensayocomparativo-sob...
    13. http://es.slideshare.net/Amones/el-expediente-judicial-electronico-...
    14. http://eduardoluquemamani.blogspot.pe/2015/11/ensayocomparativo-sob...
    15. http://www.andina.com.pe/agencia/noticia-poder-judicial-trabajara-e...

 



  • · Trabajo final presentado en el Curso de Especialización: Despacho judicial, organizado por la Universidad de Jean – España y el Poder Judicial del Perú.

¨ Abogado egresado de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas de la Universidad Privada Antenor Orrego de Trujillo, Magister en Derecho con mención en Derecho Civil y Comercial, y Doctor en Derecho y CC.PP., por la Universidad Nacional de Piura. Juez Titular del Juzgado Mixto de Bolívar de la Corte Superior de Justicia de Cajamarca, Perú. 

[1] Gaceta Jurídica. El Código Procesal Civil, Explicado en su doctrina y jurisprudencia. Tomo I, 1° edición, agosto del 2014, p. 585.

[2] Los Auxiliares jurisdiccionales son responsables de la formación, conservación y seguridad de los expedientes. Cuidarán, además, de la numeración correlativa y sin interpolación de los folios, que las actas que contienen actuaciones judiciales sean suscritas por el Juez y por los que intervengan en ellas, dando fe de la veracidad de su contenido y las demás responsabilidades que la ley les señala.

[3] Ob. Cit. P. 586.

[4] El expediente se conserva regularmente en la oficina del Secretario de Juzgado o de la Secretaría de la Sala o en la oficina del Juez. El expediente podrá ser trasladado a un lugar distinto sólo en los casos previstos por la ley o por resolución autoritativa del Juez, fijándose el plazo respectivo.

[5] Ob. Cit. P. 587.

[6] Ob. Cit. 587.

[7] Ob. Cit. P. 590 a 591.

[17]file:///D:/AMAG/CURSO%20DESPACHO%20JUDICIAL%20ESPA%C3%91A/Ponencia%20Joaqu%C3%ADn%20Delgado%20Mart%C3%ADn_expediente%20judicial%20electronico.pdf

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